Automatické číslování a řady dokladů — nastavení

25. srpna 2026 · Redakce Doklad.ai · settings

Automatické číslování a řady dokladů — nastavení krok za krokem. Uspořádej si faktury, zálohovky i dobropisy bez chaosu a chyb.

Automatické číslování a řady dokladů — nastavení

Sedíš nad fakturou a přemýšlíš, proč je číslo 2026-121, když posledně bylo 26-001? Ručně to jde vždycky „nějak“. Pak ale přijde kontrola nebo účetní a ty lovíš, kde se řada rozjela. Automatické číslování tohle drama řeší. Ukážeme, jak funguje v Doklad.ai, co si nastavíš a co nastavit nejde.

Jak automatické číslování v Doklad.ai funguje

• Číslo dostane jen vystavený doklad. Koncept je bez čísla a číslo z řady se mu přidělí při vystavení (i při odeslání e-mailem nebo zaznamenání platby). Smazaný koncept tak v řadě mezeru nenechá.
• Jedna řada pro faktury. Faktury, zjednodušené daňové doklady, faktury vzniklé z uhrazené proformy i doklady z e-shopu jdou ze stejné řady. Zálohové faktury a dobropisy do ní patří také, pokud nezapneš jejich samostatné řady (viz níže).
• Výchozí stav: formát rok + pořadí (např. 20260001), bez předpony a přípony, každý rok od 0001.
• Rok v čísle odpovídá dni, kdy doklad skutečně vystavíš, ne datu vystavení zadanému ve formuláři.
• Variabilní symbol se vytvoří z číslic čísla faktury (nejvýš posledních 10). Evidenční číslo daňového dokladu je stejné jako číslo faktury.
• Dodací listy a pokladní doklady mají vlastní řady: DL-RRRRNNNN, PPD-RRRRNNNN a VPD-RRRRNNNN, každý rok od jedničky. Jejich formát se nenastavuje.

Jak nastavit číslování krok za krokem

1) Otevři nastavení číslování

Nastavení → Firma → Údaje firmy → část „Číslování dokladů“. Měnit ji smí majitel nebo administrátor firmy. Ve formuláři nové faktury na ni vede odkaz „Nastavit číselnou řadu“ u čísla faktury.

2) Zapni vlastní číslování

Přepni „Vlastní číslování faktur“. Bez něj platí výchozí formát.

3) Vyber formát

V poli „Formát číslování“ zvolíš jednu ze tří možností:

4) Další číslo, předpona a přípona

• „Další číslo faktury“ je číslo, kterým má řada pokračovat.
• „Předpona“ je text před číslem, třeba „F-“ → F-20260001.
• „Přípona“ je text za číslem.

5) Reset a náhled

Nastav „Reset čísla každý rok“ a zkontroluj „Náhled čísla faktury“. Pak nastavení ulož.

💡 Tip: Rok do přípony nepiš. Přípona je pevný text, takže „/2026“ by ti na faktuře zůstala i v roce 2027. Rok v čísle hlídá formát.

Samostatné řady pro zálohové faktury a dobropisy

Ve stejné části nastavení je přepínač „Samostatné řady pro zálohové faktury a dobropisy“. Po zapnutí dostanou zálohové faktury (proformy) a opravné doklady vlastní řadu s předponou:

• „Předpona zálohových faktur“ (výchozí ZF) → např. ZF20260001,
• „Předpona opravných dokladů“ (výchozí OD) → např. OD20260001.

Jak to funguje:

• Formát čísla a reset jsou stejné jako u faktur. Přípona patří jen řadě faktur.
• Předpona musí začínat písmenem, smí obsahovat písmena bez diakritiky, číslice a pomlčku (nejvýš 10 znaků) a musí se lišit od předpony faktur.
• Faktury pokračují ve stávající řadě a už vystavené doklady se nemění.
• Variabilní symbol zálohy začíná číslicí 8 a dobropisu číslicí 9, aby se platby nepletly s fakturami.
• Faktura vzniklá z uhrazené zálohy dostane číslo z řady faktur.
• Počáteční číslo samostatných řad nastavit nejde, začínají od jedničky.

Jak zvolit formát, aby dával hlavu a patu

Formát čísla není dekorace. Z čísla bys měl poznat aspoň rok a pořadí.

• YYYY0000 se hodí většině firem a OSVČ. Rok v čísle usnadní dohledávání.
• YYYYMM0000 dává smysl při vysokém objemu dokladů, kdy chceš měsíc vidět rovnou v čísle.
• 0000 zvol, když navazuješ na průběžnou řadu bez roku.

Tři principy, co držet:

• Konzistence: jednou zvolený formát neměň v půlce roku.
• Jednoznačnost: každé číslo musí být jedinečné, z čísla musí jít doklad dohledat.
• Čitelnost: krátká předpona stačí. Nezaměňuj písmena a číslice (I a 1, O a 0).

Jak navázat na číslování z jiného programu

1. Zapni „Vlastní číslování faktur“ a nastav stejný formát, jaký jsi měl.
2. Do „Další číslo faktury“ zadej číslo, kterým máš pokračovat (třeba 158).
3. Pokud v Doklad.ai letos ještě nemáš žádný doklad, vypni „Reset čísla každý rok“. Jinak by řada začala od 0001.
4. Zkontroluj „Náhled čísla faktury“. Testovací fakturu nevystavuj, vzala by si číslo z ostré řady. Rozpracovaný koncept číslo nemá.

Přecházíš z Fakturoidu? Import z Fakturoidu umí převzít formát čísla a nastavit pořadí tak, aby navazovalo. Formát, který Doklad.ai zopakovat neumí (třeba 2026-0001 s pomlčkou), import nezmění a upozorní tě na to. Víc v článku Jak přejít z Fakturoidu.

Ruční číslo a přečíslování

• Jednorázově jiné číslo zadáš ve formuláři nové faktury: u pole „Číslo faktury“ klikni na „Změnit“. Číslo musí být ve firmě jedinečné, jinak aplikace doklad nevystaví. Počítadlo řady se ručním číslem neposouvá.
• Číslo vystaveného dokladu se ve formuláři úpravy změnit nedá. Přečíslovat ho umí AI asistent, když mu výslovně napíšeš nové číslo, např. „Změň číslo faktury 20260012 na 20260015“. Používej to jen na opravu chyby u faktury, která ještě neodešla.
• Smazání vystavené faktury nechá v řadě mezeru a uvolněné číslo se znovu nepoužije. Proto fakturu, která už odešla, nemaž, ale stornuj nebo k ní vystav dobropis.

Co v Doklad.ai nastavit nejde

Ať nehledáš něco, co tam není:

• více řad faktur, třeba pro pobočky nebo e-shop a velkoobchod,
• vlastní masky typu FV/2026/0001 nebo s datem v čísle,
• zamykání nebo archivace řad,
• samostatnou řadu pro zjednodušené daňové doklady,
• formát řad dodacích listů a pokladních dokladů,
• vlastní číselnou řadu nákladů (náklady čísluje aplikace sama, číslo začíná písmenem N a rokem).

Nejčastější chyby a jak je opravit

Řada začala od 0001 místo navázání

Byl zapnutý „Reset čísla každý rok“ a v aktuálním roce ještě nebyl v aplikaci žádný doklad. Reset vypni a nastav „Další číslo faktury“.

V řadě chybí číslo

Nejčastěji byla smazaná vystavená faktura. Číslo zpětně „dohánět“ nemá smysl. Příště místo mazání použij storno.

Faktura nemá číslo

Je to koncept. Číslo dostane po kliknutí na „Vystavit fakturu“.

Platba za zálohu se páruje na fakturu

Záloha a faktura měly stejný variabilní symbol. Zapni samostatné řady pro zálohové faktury a dobropisy, nové zálohy pak dostanou variabilní symbol začínající osmičkou.

Kontrolní seznam

• Má faktura v čísle rok, případně měsíc?
• Je „Reset čísla každý rok“ nastavený podle toho, jestli navazuješ uprostřed roku?
• Sedí „Náhled čísla faktury“ na poslední číslo z původního programu?
• Chceš zálohy a dobropisy v samostatných řadách?
• Ví účetní, jaký formát a předpony používáš?

Časté otázky

Jak nastavit, aby číslování začínalo každý rok od 1?

Nech zapnutý „Reset čísla každý rok“ a použij formát s rokem (YYYY0000). První doklad nového roku dostane pořadí 0001. Výchozí nastavení to dělá samo.

Můžu mít zvláštní řadu pro zálohové faktury a dobropisy?

Ano. Zapni „Samostatné řady pro zálohové faktury a dobropisy“ a nastav předpony (výchozí ZF a OD). Formát čísla zůstane stejný jako u faktur.

Jak navážu na číslování z Excelu nebo jiného programu?

Zapni „Vlastní číslování faktur“, nastav formát a do „Další číslo faktury“ zadej následující číslo. Když v aplikaci letos ještě nemáš žádný doklad, vypni roční reset.

Můžu mít různé řady pro pobočky nebo e-shop?

Ne. Firma má jednu řadu faktur s jednou předponou. Samostatné řady jdou jen pro zálohové faktury a dobropisy.

Lze číslo dokladu přepsat ručně?

U nové faktury ano, přes „Změnit“ u čísla faktury. Číslo musí být jedinečné. Číslo už vystavené faktury ve formuláři nezměníš, přečíslovat ji umí jen AI asistent na výslovný pokyn.