Upomínka nezaplacené faktury: vzor e-mailu a automatické odesílání
· Redakce Doklad.ai · invoicing
Vzory první a druhé upomínky nezaplacené faktury ke zkopírování. Jak doplnit platební údaje a nastavit vlastní texty automatických upomínek v Doklad.ai.
Upomínka nezaplacené faktury: vzor e-mailu a automatické odesílání
Upomínka má zákazníkovi usnadnit zaplacení. Uveď číslo faktury, původní splatnost, zbývající částku a platební údaje. Níže najdeš text první i druhé upomínky ke zkopírování a postup, jak upomínky nastavit v Doklad.ai.
Potřebuješ místo e-mailu samostatný dokument? Generátor upomínky a předžalobní výzvy připraví PDF zdarma bez registrace. Ve formuláři zvol „Upomínka (smírná)“.
Než pošleš upomínku nezaplacené faktury
Nejdřív ověř, že platba opravdu chybí. Zkontroluj bankovní účet, případné částečné úhrady a nespárované platby. Pokud zákazník zaplatil jen část, připomínej zbývající dluh, nikoli znovu celou fakturu.
Zkontroluj také příjemce e-mailu a sjednanou splatnost. Jestli zákazník upozornil na chybu ve faktuře nebo jste se dohodli na jiném termínu, vyřeš nejdřív tuto situaci.
První upomínka nezaplacené faktury: vzor e-mailu
První zpráva může být krátká a vstřícná. Nahraď údaje v hranatých závorkách a znovu přilož fakturu nebo odkaz, na kterém ji zákazník otevře.
Předmět: Připomenutí platby – faktura [číslo faktury]
Dobrý den,
připomínáme fakturu č. [číslo faktury], která byla splatná [datum splatnosti]. K úhradě zbývá [částka a měna].
Prosíme o úhradu na účet [číslo účtu], variabilní symbol [VS]. Fakturu posíláme znovu v příloze.
Pokud jste platbu již odeslali, děkujeme. Pošlete nám prosím datum úhrady, abychom ji mohli dohledat. Pokud máte k faktuře dotaz, odpovězte na tento e-mail.
Děkujeme a přejeme hezký den.
[jméno a firma]
[kontakt]
Větu o příloze ponech jen tehdy, když fakturu skutečně přikládáš. Pokud místo ní používáš odkaz do klientského portálu, nahraď ji odkazem.
Druhá upomínka nezaplacené faktury: vzor textu
Když zákazník nereagoval a platba stále chybí, odkaž na předchozí zprávu a navrhni konkrétní termín úhrady. Datum doplň podle situace a předchozí dohody.
Předmět: Druhá upomínka – faktura [číslo faktury]
Dobrý den,
navazujeme na připomenutí ze dne [datum první upomínky]. U faktury č. [číslo faktury], původně splatné [datum splatnosti], stále evidujeme neuhrazenou částku [částka a měna].
Prosíme o zaplacení do [datum] na účet [číslo účtu], variabilní symbol [VS], nebo o zprávu, kdy můžeme platbu očekávat.
Pokud jste již zaplatili, pošlete nám prosím potvrzení platby. Jestli úhradě něco brání, ozvěte se, ať můžeme domluvit další postup.
Děkujeme za odpověď.
[jméno a firma]
[kontakt]
Tyto dva vzory jsou určené k ručnímu použití. Vlastní automatický text první a druhé upomínky je v Doklad.ai společný; pro konečnou upomínku máš samostatnou šablonu. Do společného textu proto nedávej „druhá upomínka“ ani pevné datum předchozí zprávy.
Jak nastavit automatické upomínky v Doklad.ai
- Otevři Nastavení → Faktury & dokumenty → Upomínky.
- Zapni automatické upomínky a nastav dny po splatnosti pro první, druhou a konečnou upomínku. Výchozí intervaly jsou 7, 14 a 30 dní.
- V části Texty upomínek uprav předmět a zprávu pro „1. a 2. upomínku“, případně samostatně pro „Konečnou upomínku“. Prázdná pole ponechají výchozí text aplikace.
- Zkontroluj náhled a nastavení ulož. U zákazníka musí být vyplněný e-mail.
Intervaly se počítají od splatnosti faktury: 7/14/30 znamená sedmý, čtrnáctý a třicátý den po splatnosti, nikoli odstupy mezi jednotlivými zprávami. Automat odesílá nejvýš tři upomínky na fakturu. Nastavení platí pro celou firmu; samostatný scénář pro každého zákazníka se zde nenastavuje.
Zpráva vychází z faktury a obsahuje částku zbývající k úhradě. U platby převodem přidává platební údaje a QR kód. Před zapnutím automatu proto zkontroluj správné bankovní údaje u faktur a stav jejich úhrad.
Vzor společného automatického textu
Do vlastního textu můžeš vložit proměnné, které aplikace doplní z faktury. Pro neuhrazený zůstatek použij {amountDue}. Proměnná {total} znamená celkovou částku faktury a po částečné úhradě nemusí odpovídat dluhu.
Předmět: Připomenutí platby – faktura {invoiceNumber}
Dobrý den,
u faktury č. {invoiceNumber}, splatné {dueDate}, evidujeme zbývající částku k úhradě {amountDue}.
Prosíme o zaplacení podle platebních údajů v této zprávě. Pokud jste již zaplatili, děkujeme a prosíme o informaci, kdy platba odešla. S případným dotazem se na nás obraťte odpovědí na tento e-mail.
S pozdravem
{companyName}
Částkové proměnné už obsahují měnu, proto za ně nepřidávej „Kč“. V nastavení jsou k dispozici také {daysPastDue} pro počet dní po splatnosti a {total} pro celkovou částku. Názvy proměnných zkopíruj přesně; údaje v hranatých závorkách z ručních vzorů aplikace sama nedoplňuje.
Jednorázová upomínka s vlastním textem
Když potřebuješ individuální zprávu, otevři detail faktury a formulář pro odeslání upomínky. Před odesláním můžeš upravit předmět i text. Nemusíš kvůli jedné faktuře přepisovat šablonu pro celou firmu.
Upomínka, PDF dokument a předžalobní výzva
Pro běžné připomenutí platby využij e-mailové vzory výše. Pokud potřebuješ samostatnou smírnou upomínku v PDF, připrav ji v bezplatném generátoru.
Předžalobní výzva má jiný účel než přátelské připomenutí. V generátoru je pro ni samostatná volba. Pokud se chystáš pohledávku vymáhat soudně, ověř postup a obsah výzvy pro svůj konkrétní případ; označení e-mailu jako „konečná upomínka“ samo o sobě správný postup nezajišťuje.
Jak předejít upomínce za zaplacenou fakturu
Průběžně kontroluj párování plateb s fakturami. Platba může zůstat nespárovaná například při jiném variabilním symbolu nebo měně. Při ručním doplnění úhrady eviduj skutečně zaplacenou částku, aby v další zprávě seděl zůstatek.
Pro zákazníky, kteří potřebují fakturu znovu stáhnout, využij klientský portál. Otázky kolem sjednání a délky splatnosti řeší průvodce splatností faktur.
Časté otázky
Kdy poslat první upomínku?
Nejdřív zkontroluj sjednanou splatnost a přijaté platby. Následné načasování zvol podle vztahu se zákazníkem a situace. Výchozích sedm dní po splatnosti v Doklad.ai je nastavení aplikace, nikoli povinná lhůta.
Mohu použít jiný automatický text pro první a druhou upomínku?
Vlastní šablona je pro první a druhou upomínku společná. Konečná upomínka má vlastní předmět a text. Odlišnou individuální zprávu můžeš napsat při ručním odeslání z detailu faktury.
Co napsat, když zákazník zaplatil část faktury?
Uveď jen zbývající částku a původní fakturu, ke které se vztahuje. V automatické šabloně použij {amountDue}, která představuje zůstatek, a zkontroluj, že je částečná úhrada u faktury zaevidovaná.
Kde stáhnu upomínku nezaplacené faktury v PDF zdarma?
V generátoru upomínky a předžalobní výzvy zvol „Upomínka (smírná)“, vyplň věřitele, dlužníka a údaje k faktuře a stáhni PDF. Registrace není potřeba.
Zaručí automatické upomínky zaplacení?
Ne. Automatizace připomene dluh a předá platební údaje, ale výsledek závisí na zákazníkovi. Pokud nepřichází platba ani odpověď, navazuj osobním kontaktem a domluv další postup.
Chceš mít faktury, úhrady a upomínky na jednom místě? Vyzkoušej Doklad.ai a nastav odesílání podle potřeb své firmy.