Automatické zálohování dat: jak Doklad.ai chrání tvoje doklady

24. srpna 2026 · Redakce Doklad.ai · general

Automatické zálohování dat bez marketingové mlhy. Zjisti, co Doklad.ai se zálohami dělá za tebe, co v aplikaci nenajdeš a jak si vlastní kopii dokladů stáhneš sám.

Automatické zálohování dat: jak Doklad.ai chrání tvoje doklady

Sedíš nad výpisem a říkáš si: co kdyby mi teď odešel disk? Nebo notebook napadnul ransomware? Dobrá zpráva: faktury a náklady v Doklad.ai neleží na tvém disku, ale na serveru. Jenže „je to v cloudu“ ještě neznamená „mám zálohu na všechno“. Pojďme si bez marketingové mlhy říct, co se zálohuje automaticky, co v aplikaci nenajdeš a co si máš udělat sám.

Proč je zálohování dat must-have a ne „nice to have“?

Faktury, účtenky, kontakty, vazby na platby. Když o ně přijdeš, nejde jen o nepořádek. Jde o peníze, lhůty a ztracený čas.

Hardware selže. Vždycky. Otázka kdy, ne jestli.
Lidská chyba? Smazaný doklad omylem. Stává se i profíkům.
Malware a ransomware. Stačí jedno nešikovné „otevřít přílohu“.
Zákon. Účetní a daňové doklady musíš uchovávat roky, víc v článku Archivace dokladů.

💡 Tip: Pravidlo 3-2-1 (3 kopie, 2 různá média, 1 mimo kancelář) je stará škola, ale funguje. Data v Doklad.ai jsou jedna kopie mimo tvůj počítač. Tu další si udělej exportem, níž ukážu jak.

Co dělá Doklad.ai za tebe

Data neleží v tvém počítači. Aplikace i databáze běží na serveru v EU (Frankfurt). Když ti odejde notebook, přihlásíš se z jiného zařízení a doklady máš.
Databáze se zálohuje automaticky každý den. Faktury, náklady, zákazníci, platby i nastavení jsou v databázi, kterou provozovatel zálohuje jednou denně. Nic nezapínáš.
Přílohy mají vlastní úložiště. Fotky účtenek, PDF přijatých faktur a loga se ukládají do samostatného cloudového úložiště, ne do databáze. Denní záloha se týká databáze, originály důležitých dokladů si proto drž i u sebe.
Šifrovaná komunikace a hesla. Spojení s aplikací běží přes HTTPS, hesla se ukládají jen jako bcrypt hash a přístupové údaje k propojeným službám šifrovaně. Data každé firmy jsou oddělená.
Zpracovatelská smlouva (DPA) je zveřejněná na webu Doklad.ai i se seznamem subdodavatelů. Najdeš v ní třeba to, že AI funkce zpracovává OpenAI.

Co v aplikaci nenajdeš

Je fér to říct na rovinu:

Sekci „Zálohy“, stav záloh, plánování snapshotů ani nastavení retence. Zálohování řeší provozovatel jednotně pro všechny.
Tlačítko „Obnovit“ nebo návrat účtu k určitému datu. Obnova ze zálohy je nástroj provozovatele pro případ havárie, ne funkce v aplikaci.
Koš. Smazanou fakturu vrátíš jen ze seznamu, do 5 sekund tlačítkem „Vrátit zpět“. Smazání z detailu je nevratné. Se smazanou fakturou zmizí i její položky, zaznamenané platby a historie.
Verze dokladů. Faktura má historii změn (kdo a co upravil), ale starší verzi z ní neobnovíš.
Dvoufázové ověření (2FA). Přihlašuješ se e-mailem a heslem, nebo přes Google či Seznam.

Jak se chránit před vlastní chybou

Většina „ztracených dat“ není havárie serveru, ale omyl. Proto:

Storno místo mazání. Fakturu, která už odešla nebo je zaplacená, aplikace smazat nedovolí. Stornovaná faktura zůstane v evidenci se svým číslem a storno jde vrátit změnou stavu.
Opatrně s hromadným mazáním nákladů. Jeden smazaný náklad vrátíš do 5 sekund, hromadné smazání je nevratné.
Role a oprávnění. Kolegům dej roli Uživatel jen s agendami, které potřebují, u faktur třeba „Jen své“. Víc v článku Týmy a přístupová práva.
Silné heslo. Bez 2FA je heslo jediný zámek. Používej unikátní a po ztrátě zařízení ho hned změň přes „Zapomenuté heslo“. Tím se odhlásíš i ze všech ostatních zařízení.

Vlastní kopie: jak si data stáhnout

Faktury a náklady: Nastavení → Faktury & dokumenty → Export do účetnictví. Formáty CSV, PDF (ZIP) až pro 20 000 faktur, ISDOC, Pohoda XML a Money S3 XML.
Kopie dat v JSON: Nastavení → Profil & účet → Správa účtu → „Stáhnout moje data“. Obsahuje tvůj profil a za každou firmu zákazníky, faktury s položkami a platbami a náklady, vždy jen to, co smíš vidět.
Zákazníci: v seznamu Zákazníci zaškrtni kontakty a zvol „Export“ (CSV).
Přílohy nákladů: v detailu nákladu přílohu otevřeš nebo stáhneš.

💡 Tip: Dej si do kalendáře opakovanou připomínku: první pracovní den v měsíci stáhnout export za předchozí měsíc a uložit ho mimo počítač (externí disk, firemní úložiště). To je tvoje druhá kopie z pravidla 3-2-1.

Srovnání: jen na disku, jen v aplikaci, nebo obojí

Řešení	Ztráta notebooku	Vlastní omyl (smazání)	Práce navíc
Doklady jen v Excelu na disku	data jsou pryč	bez zálohy pryč	žádná, do první havárie
Doklad.ai bez exportů	data máš na serveru	jen storno a 5 s „Vrátit zpět“	žádná
Doklad.ai + měsíční export	data máš na serveru	máš vlastní kopii	pár minut měsíčně

Co se stane, když z Doklad.ai odejdeš

Deaktivace účtu: data zůstanou uložená nejméně 30 dní. Po deaktivaci se ale už nepřihlásíš, takže si export udělej předem.
Konec spolupráce podle DPA: máš 30 dnů na export dat, potom zpracovatel údaje vymaže, pokud jejich uchování nevyžaduje zákon.
Smazání účtu: anonymizuje tvoje osobní údaje. Účetní doklady (faktury, platby, náklady) ve firmě zůstávají, protože je zákon ukládá uchovat.

Časté chyby, které vídám pořád dokola

Záloha jen lokálně na notebooku. Potom zloděj a konec příběhu.
Export jednou za půl roku. A mezitím stovky dokladů bez vlastní kopie.
Nejasné role. Každý může mazat, nikdo neví, kdo to byl.
„Je to v cloudu, tak se nic nestane.“ Cloud tě chrání před havárií počítače, ne před vlastním omylem.

Časté otázky

Jak často Doklad.ai zálohuje data?

Databázi aplikace s fakturami, náklady, zákazníky, platbami a nastavením zálohuje provozovatel automaticky jednou denně. Nic nastavovat nemusíš a stav záloh v aplikaci nevidíš.

Můžu si sám obnovit smazanou fakturu?

Jen ze seznamu faktur do 5 sekund tlačítkem „Vrátit zpět“. Koš ani obnovu ze zálohy v aplikaci nenajdeš. Doklady, které už odešly, proto stornuj, smazat je aplikace stejně nedovolí.

Jak si udělám vlastní zálohu?

Faktury a náklady stáhneš v Nastavení → Faktury & dokumenty → Export do účetnictví (CSV, PDF v ZIPu, ISDOC, Pohoda XML, Money S3 XML). Kopii svých dat v JSON stáhneš v Nastavení → Profil & účet → Správa účtu tlačítkem „Stáhnout moje data“.

Jsou moje doklady v bezpečí, když mi ukradnou notebook?

Doklady jsou na serveru, ne v notebooku. Kdo ale zná tvoje přihlášení, dostane se k nim, a dvoufázové ověření aplikace nemá. Po krádeži proto hned změň heslo přes „Zapomenuté heslo“, tím se odhlásíš ze všech zařízení.

Kde jsou moje data uložená?

Aplikace a databáze běží na serveru v EU (Frankfurt), přílohy v samostatném cloudovém úložišti a AI funkce zpracovává OpenAI. Úplný seznam zpracovatelů je ve zpracovatelské smlouvě a v Zásadách ochrany osobních údajů na webu Doklad.ai.