Historie změn a audit log — kdo co kdy udělal

26. srpna 2026 · Redakce Doklad.ai · general

Měj v malíku Historii změn a audit log. Přesně víš, kdo co kdy udělal — bez výmluv a chaosu. Uklidíš si v procesech a zlepšíš dohledatelnost.

Historie změn a audit log — kdo co kdy udělal

Sedíš nad fakturou a nechápeš, proč zmizela sleva? A kdo ji vlastně změnil? Přesně tohle řeší historie změn. Dá ti klid na duši i argumenty do debat.

V Doklad.ai máš dvě hlavní místa, kde dohledáš, kdo co kdy udělal: historii změn u každé faktury a stránku Aktivita uživatele. Ukážu ti obě a taky to, co se nezapisuje, ať víš, kde jsou hranice.

K čemu je historie změn a proč tě má zajímat

Historie změn je záznam akcí: kdo, kdy, co a často i z jaké hodnoty na jakou. K čemu je dobrá?

• Rychle najdeš příčinu chyby: vidíš původní hodnotu i to, kdo ji změnil.
• Máš argument v debatě s klientem: „faktura odešla 3. 10. na adresu…“.
• Vidíš, co dělá tým, a ukážeš konkrétní příklady místo teorie.

💡 Tip: Historie dává smysl jen tehdy, když má každý vlastní přihlášení. Se sdíleným loginem uvidíš jedno jméno za všechny.

Historie změn faktury

Kde ji najdeš: Faktury → otevři doklad → část „Historie změn faktury“ pod položkami. Stejně ji mají proformy, dobropisy i zjednodušené daňové doklady. Nejnovější záznam je nahoře.

Každý záznam má název akce, datum a čas, popis a vpravo jméno toho, kdo akci provedl. Automatické akce (třeba spárování platby z banky) mají místo jména „Systém“.

Historii nejde upravit ani smazat. Vidí ji každý, kdo má přístup k dané faktuře.

Aktivita uživatele: co dělal konkrétní člověk

Kde ji najdeš: v seznamu Faktury klikni ve sloupci „Vystavil / Odeslal“ na jméno uživatele. Otevře se stránka „Aktivita uživatele“.

• Nahoře je jméno, e-mail a role uživatele a počet vystavených a odeslaných faktur.
• Záložky „Vystavené“ a „Odeslané“ mají vyhledávání a filtr stavu, typu dokladu a období.
• Záložka „Aktivita“ ukazuje akce uživatele ve firmě: přihlášení, vytvoření, úpravy a mazání faktur, zákazníků a nákladů nebo změny nastavení firmy, s datem a časem. Filtruje se podle typu akce a období. Některé akce mají zatím technický název, třeba „login_success“ je přihlášení.
• Aktivitu ostatních uživatelů vidí jen majitel a administrátor, ti vidí i IP adresu. Ostatní vidí svou vlastní.
• Všechno platí jen pro právě otevřenou firmu.

Další místa, kde se historie zapisuje

• Párování plateb → záložka „Historie“: posledních 50 spárování se štítkem „Auto“, „Ruční“ nebo „Částečné“ a platby vyřešené jinak. Tady taky zrušíš špatné spárování s fakturou.
• Dodací listy: v detailu „Historie změn“ (vytvoření, úpravy, podpis, odeslání).
• Platební příkazy: v detailu příkazu vidíš, kdo ho vytvořil, schválil a odeslal, a „Odpověď Fio“.
• E-shopy: „Historie synchronizací — Shoptet“ a „Historie synchronizací — WooCommerce“.

Co se nezapisuje: hranice, které je dobré znát

• Jeden globální audit log celé firmy s filtrem a exportem není. Historii faktury nejde filtrovat ani exportovat.
• Smazaná faktura zmizí i se svou historií. Smazat jde jen koncept, vystavenou (neodeslanou) nebo stornovanou fakturu a ze seznamu ji vrátíš jen do 5 sekund. Koš není.
• Otevření e-mailu, PDF nebo odkazu odběratelem aplikace nezaznamenává.
• Automatické odeslání faktury z opakované šablony se v historii neobjeví jako „Email odeslán“.
• Komentář ke změně („proč jsem to upravil“) k záznamu připsat nejde.
• Upozornění na změnu IBANu, DIČ nebo číselné řady nechodí. Oznámení jsou jen pro pevný seznam událostí, viz Notifikace a upozornění.
• Změny údajů zákazníka nemají vlastní historii v detailu zákazníka. Záložka „Timeline“ tam ukazuje jeho faktury, platby a náklady v čase. Úpravy zákazníků najdeš v aktivitě uživatele, který je provedl.

Role a práva: základ dohledatelnosti

• Ve firmě jsou role Majitel, Administrátor, Účetní a Uživatel. U role Uživatel nastavíš agendy a u faktur „Vidí vše“, „Jen své“ nebo „Nevidí nic“.
• Role mění a uživatele odebírá jen majitel.
• Interní schvalování faktur je štítek „Ke schválení“, „Schváleno“ nebo „Zamítnuto“. Každá změna se zapíše do historie se jménem, vystavení ani odeslání ale neblokuje.

Víc v článku Týmy a přístupová práva.

Nejčastější scénáře z praxe

„Nesedí mi částka, někdo ji přepsal.“

Otevři fakturu a v historii najdi „Úprava“ nebo „Úprava položek“. Uvidíš, kdo a kdy změnu udělal a z jaké hodnoty na jakou. Opravíš ji úpravou faktury, nebo daňově dobropisem, viz Dobropis.

„Klient tvrdí, že faktura nepřišla.“

Hledej v historii „Email odeslán“ s adresou příjemce. Při „Pokus o odeslání selhal“ klikni na „Zkusit znovu“. Jestli si klient e-mail otevřel, aplikace neví.

„Kdo označil fakturu jako zaplacenou?“

U záznamu „Úprava“ (změna stavu), „Platba zaznamenána“ nebo „Zaplaceno sparováním“ je vpravo jméno uživatele, u automatického spárování „Systém“.

„Omylem jsme smazali doklad.“

Ze seznamu ho vrátíš do 5 sekund tlačítkem „Vrátit zpět“, pak už ne. Kdo mazal, zjistí majitel nebo administrátor v aktivitě uživatelů. Do budoucna: u dokladů, které odešly, používej storno. Smazat je aplikace stejně nedovolí.

Časté chyby, kterým se vyhni

• Sdílené loginy. Historie pak neřekne, kdo to byl.
• Mazání místo storna. Se smazanou fakturou zmizí i její historie.
• „Administrátor pro všechny.“ Pohodlné dnes, drahé zítra.

Časté otázky

Jak zjistím, kdo změnil částku na faktuře a kdy?

Otevři fakturu a sjeď k části „Historie změn faktury“. U záznamu „Úprava“ nebo „Úprava položek“ uvidíš datum a čas, jméno uživatele a v popisu původní i novou hodnotu.

Dá se historie změn exportovat pro auditora?

Ne. Historii faktury nejde filtrovat ani exportovat a globální audit log s exportem aplikace nemá. Faktury a náklady samotné vyexportuješ v Nastavení → Faktury & dokumenty → Export do účetnictví.

Kdo vidí aktivitu ostatních uživatelů?

Jen majitel a administrátor firmy, kteří u akcí vidí i IP adresu. Každý ostatní uživatel vidí jen svou vlastní aktivitu. Historii konkrétní faktury vidí každý, kdo má k faktuře přístup.

Co znamenají záznamy „payment_unmatched“, „reminder_failed“ nebo „ai_updated“?

U některých akcí aplikace zatím ukazuje technický název, význam je v popisu pod ním. „payment_unmatched“ je zrušené spárování platby, „reminder_failed“ neodeslaná upomínka, „ai_updated“ úprava přes AI asistenta a „approval_none“ zrušené schválení.

Jde smazaný doklad vrátit?

Jen ze seznamu faktur do 5 sekund tlačítkem „Vrátit zpět“. Smazání z detailu je nevratné a koš aplikace nemá. Odeslané nebo zaplacené faktury smazat nejde, ty se stornují.