Integrace s Google Workspace — co funguje a co ne

· Redakce Doklad.ai · ai

Co z Google Workspace v Doklad.ai opravdu funguje: přihlášení přes Google, přijaté faktury z Gmailu rovnou do nákladů a CSV pro Tabulky. A co zatím ne.

Integrace s Google Workspace — co funguje a co ne

Sedíš nad Gmailem, klient píše „pošli fakturu“ a dodavatel ti do stejné schránky posílá další PDF. Přirozeně tě napadne, jestli by to nešlo celé propojit s Googlem. Odpověď na rovinu: zčásti ano. Tady je přehled, co z Google Workspace v Doklad.ai funguje, jak to nastavíš a kde si zatím musíš pomoct jinak.

Co z Google Workspace v Doklad.ai funguje a co ne

Služba GoogluStav v Doklad.aiJak ji využiješ
Účet Google (Gmail, Workspace)fungujeregistrace a přihlášení přes Google
Gmail – přijaté fakturyfungujepřeposílání do schránky dokladů nebo import přes IMAP
Gmail – odesílání fakturnefungujefaktury odcházejí přes Doklad.ai, odpovědi jdou na e-mail firmy
Google Kontaktyjen přes souborexport do CSV a import zákazníků
Google Tabulkyjen přes souborexport faktur, nákladů a zákazníků do CSV
Google Kalendářnefungujenapojený není
Google Drivenefungujenapojený není, soubory nahráváš ručně

Karta „Google Workspace“ v Nastavení → Integrace není. Synchronizaci událostí z kalendáře, kontaktů ani souborů z Drive proto nečekej. To, co funguje, popisují další kapitoly.

Přihlášení a registrace přes Google

Účet si založíš bez dalšího hesla:

  1. Na stránce registrace klikni na „Pokračovat přes Google“.
  2. Po návratu z Googlu doplň údaje o firmě. IČO je povinné, název a adresa se načtou z ARES.
  3. Příště se přihlásíš tlačítkem „Přihlásit se přes Google“.

Co je dobré vědět:

  • Přes Google se přihlásíš jen s adresou Gmail nebo s firemním Google Workspace.
  • Účet založený přes Google nemá heslo, které bys znal. Když ho budeš potřebovat, nastav si ho přes „Zapomenuté heslo“.
  • V mobilní aplikaci se tlačítko Google nezobrazuje.

Gmail: přijaté faktury rovnou do nákladů

Tohle je nejužitečnější kus propojení. Faktury a účtenky od dodavatelů ti chodí do Gmailu a Doklad.ai z nich umí připravit náklady. Máš dvě cesty.

Cesta 1: přeposílání do schránky dokladů

  1. V Doklad.ai otevři Nastavení → Faktury & dokumenty → Schránka dokladů.
  2. Zapni „Příjem účtenek emailem“. Aplikace vygeneruje adresu ve tvaru u-xxxxxxxx@doklad.ai. Zkopíruj ji tlačítkem „Zkopírovat“.
  3. V Gmailu otevři v nastavení kartu „Přeposílání a POP/IMAP“ a přidej tuhle adresu pro přeposílání.
  4. Gmail na ni pošle potvrzovací kód. Najdeš ho v Doklad.ai v Emailové schránce („Další“ → Finance → „Schránka dokladů“) u zprávy se štítkem „Potvrzení Gmailu“. Kód opiš zpátky do Gmailu.
  5. Filtrem v Gmailu nastav, které zprávy se mají přeposílat, třeba od konkrétních dodavatelů. Jednotlivé faktury můžeš přeposlat i ručně.

Cesta 2: import přes IMAP

Nechceš nic přeposílat? Doklad.ai si doklady umí stáhnout přímo z tvé schránky.

  1. V Gmailu si založ štítek jen na doklady a přesouvej do něj faktury ručně nebo filtrem. Přes IMAP se štítek chová jako složka.
  2. V Nastavení → Faktury & dokumenty → Schránka dokladů najdi část „Připojit vlastní e-mail (IMAP)“. Vyplň server imap.gmail.com, port 993 se šifrováním SSL/TLS, složku (název štítku) a uživatelské jméno.
  3. Do pole „Heslo / app password“ zadej heslo pro aplikace (App Password), ne běžné heslo. Google ho nabízí jen se zapnutým dvoufázovým ověřením.
  4. Klikni na „Otestovat připojení“ a pak na „Uložit nastavení“.
  5. Starší e-maily stáhneš přes „Jednorázový import“ za zvolené období. Nové hlídá přepínač „Průběžně stahovat nové e-maily“, zhruba každých 15 minut.

IMAP import se nepřihlašuje účtem Google, jen jménem a heslem. Ve firemním Workspace může IMAP i automatické přeposílání vypnout správce domény. Když test připojení selže, zeptej se ho.

Co se s e-mailem stane

  • AI z přílohy nebo z textu e-mailu vyčte dodavatele, částku, datum a číslo dokladu.
  • Když najde odpovídající náklad, přiloží doklad k němu. Jinak založí nový koncept nákladu s přílohou.
  • Výsledek zkontroluješ v Emailové schránce a v Nákladech, kde koncept schválíš.

Pozor na dvě věci. Když e-mail obsahuje obrázek (třeba logo v podpisu), zpracují se obrázky a PDF se přeskočí. A IMAP import zpracuje každý e-mail ve zvolené složce, takže do ní dávej jen doklady.

Oznámení z banky z Gmailu nepřeposílej. Párovací adresa pro platby přijímá jen e-maily, které posílá přímo banka.

Faktury, které posíláš, a Gmail

Fakturu pošleš odběrateli tlačítkem „Poslat emailem“ v detailu faktury. E-mail ale neodchází z tvého Gmailu. Posílá ho systémová adresa Doklad.ai a odběratel v poli Od uvidí „název tvé firmy přes Doklad.ai“. Vlastní Gmail ani doménu jako odesílatele nastavit nejde.

Odpovědi odběratelů jdou na e-mail firmy z Nastavení → Firma → Údaje firmy. Vyplň tam adresu z Gmailu nebo Workspace a odpovědi ti dorazí tam, kde je čekáš.

Kontakty z Google do adresáře zákazníků

Synchronizace s Google Kontakty není. Jednorázově je ale přeneseš přes CSV:

  1. V Google Kontaktech vyexportuj kontakty do CSV.
  2. Soubor otevři v Google Tabulkách a nech jen sloupce, které Doklad.ai přijme: název nebo jméno, e-mail, telefon, IČO, DIČ, adresa, město, PSČ. Stáhni ho jako CSV.
  3. V Doklad.ai otevři Zákazníci → „Import CSV“, vyber soubor a přiřaď sloupce. Povinný je jen „Název“.
  4. Potvrď tlačítkem „Importovat N zákazníků“.

Duplicity import hlídá jen podle IČO, kontakty bez IČO se naimportují vždy. Import nejde vrátit, proto si před potvrzením zkontroluj náhled. Údaje firem pak u jednotlivých zákazníků doplníš podle IČO z ARES.

Google Tabulky: data z Doklad.ai ven

Faktury i náklady stáhneš v Nastavení → Faktury & dokumenty → Export do účetnictví ve formátu CSV (oddělený středníky, UTF-8). Vybrané zákazníky exportuješ v Zákazníci tlačítkem „Export“. Soubor nahraješ do Google Tabulek a jako oddělovač zvolíš středník. Propojení, které by data obnovovalo samo, není.

Kalendář a Drive: jak si zatím pomoct

  • Fakturace hodin z kalendáře: hodiny si sečti v Kalendáři a na fakturu je zadej jako položku s počtem hodin. Pravidelnou službu za stejnou částku pokryjí opakované faktury: Doklad.ai je sám vystaví každý měsíc, čtvrtletí nebo rok a zákazníkovi s e-mailem rovnou pošle.
  • Drive jako archiv: PDF faktur stáhneš hromadně exportem „PDF (ZIP)“ a do Drive je nahraješ ručně.
  • Doklady uložené v Drive: stáhni je a přilož AI asistentovi tlačítkem „Přiložit soubor“. Z každého souboru vytvoří náklad.

Chceš vidět, co dalšího aplikace umí? Mrkni na přehled funkcí.

Časté otázky

Umí Doklad.ai napojit Google Kalendář, Kontakty nebo Drive?

Ne. Přímé napojení na tyto služby aplikace nemá. Z Googlu funguje přihlášení účtem Google a příjem dokladů z Gmailu, buď přeposíláním do schránky dokladů, nebo přes IMAP. Kontakty přeneseš jednorázově přes CSV.

Můžu se přihlásit firemním účtem Google Workspace?

Ano. Přihlášení přes Google funguje s adresou Gmail i s firemním Google Workspace. V mobilní aplikaci tlačítko Google není. Pokud jsi účet založil přes Google, nastav si heslo přes „Zapomenuté heslo“ a v mobilu se přihlas e-mailem.

Jak dostanu faktury od dodavatelů z Gmailu do nákladů?

Zapni schránku dokladů a v Gmailu nastav přeposílání na její adresu, nebo připoj Gmail přes IMAP s heslem pro aplikace. Aplikace z e-mailu vyčte údaje a připraví koncept nákladu, který zkontroluješ a schválíš.

Můžu posílat faktury ze svého Gmailu?

Ne. Faktury odcházejí ze systémové adresy Doklad.ai se jménem tvé firmy. Odpovědi odběratelů ale přijdou na e-mail firmy, který vyplníš v Údajích firmy, třeba na tvou adresu v Gmailu.

Synchronizují se kontakty z Google průběžně?

Ne. Kontakty přeneseš jednorázově exportem do CSV a importem v Zákazníci. Pozdější změny v Google Kontaktech se do Doklad.ai samy nepropíšou.

← Všechny články