Hromadné operace — jak pracovat s více doklady najednou

24. srpna 2026 · Redakce Doklad.ai · general

Hromadné operace v Doklad.ai ti ušetří klikání. Označ, klikni, hotovo. Nauč se hromadně schvalovat a platit náklady, stahovat faktury a štítkovat zákazníky.

Hromadné operace — jak pracovat s více doklady najednou

Sedíš nad doklady, notifikace pípají a ty víš, že ruční klikání „po jednom“ je peklo. Známe to všichni. V Doklad.ai jde řada věcí udělat s více doklady naráz. Nečekej ale jedno velké menu „Hromadné operace“: některé akce jsou v liště po zaškrtnutí, některé dělá aplikace sama a některé zvládne AI asistent jednou větou.

V tomhle návodu ti ukážu, co přesně jde hromadně u nákladů, faktur, zákazníků a dodacích listů, jak na export, upomínky a párování. A otevřeně i to, co hromadně nejde, ať nehledáš tlačítko, které neexistuje.

Co jde v Doklad.ai udělat hromadně: přehled

💡 Tip: Než spustíš hromadnou akci, mrkni na filtr. Čím přesněji si vytáhneš správnou sadu dokladů, tím menší šance na chybu.

Hromadné schvalování a úhrada nákladů

Tohle využiješ nejčastěji.

1. Otevři Náklady.
2. Vyfiltruj si, co potřebuješ: podle stavu, kategorie a období (v poli „Typ data“ zvolíš „Datum vystavení“ nebo „DUZP“). Hledat můžeš v popisu, čísle nákladu, čísle dokladu, VS i dodavateli.
3. Zaškrtni náklady. Dole se objeví lišta s počtem vybraných.
4. Klikni na „Schválit“, „Zamítnout“, „Zaplatit“ nebo „Smazat“.

Co je dobré vědět:

• Náklady mají stavy Návrh, Koncept, Schváleno, Zaplaceno a Zamítnuto. Náklad ze schránky dokladů začíná jako Koncept, ručně založený jako Návrh.
• Jako datum úhrady se uloží den, kdy náklad označíš jako zaplacený.
• Smazání jednoho nákladu jde do 5 sekund vrátit tlačítkem „Vrátit zpět“. Hromadné smazání je nevratné, i když se aplikace před ním zeptá.

💡 Tip: Zaplacené náklady nemusíš odklikávat ručně. S napojenou bankou se odchozí platby párují s náklady a spárovaný náklad dostane stav Zaplaceno sám.

Hromadné stažení faktur do ZIPu

1. Otevři Faktury a nastav filtr: kartu („Zaplacené“, „Nezaplacené“, „Po splatnosti“…), období, typ dokladu, případně rozšířené filtry.
2. Zaškrtni faktury.
3. Klikni na „Stáhnout ZIP“.

Limit je 50 faktur najednou a výběr platí jen pro aktuální stránku seznamu. Při změně stránky nebo filtru se zruší.

Potřebuješ PDF všech faktur za čtvrtletí nebo rok? Na to je Export do účetnictví → PDF (ZIP). Zvládne až 20 000 faktur, běží na pozadí a po dokončení dostaneš oznámení „Export faktur do PDF je hotový“.

Export pro účetní: celé období najednou

Export najdeš v Nastavení → Faktury & dokumenty → Export do účetnictví (role Účetní v Nastavení → Integrace → Účetnictví).

1. Zvol „Filtrovat podle“ (DUZP nebo datum vystavení), stav a období.
2. Vyber formát: CSV, CSV s položkami, PDF (ZIP), ISDOC, Pohoda XML nebo Money S3 XML.
3. Klikni na „Exportovat faktury“, pro náklady na „Exportovat náklady“.

Dokladům bez navrženého účtu doplníš účty hromadně v kartě „Automatické účtování“ tlačítky „Přiřadit účty fakturám“, „Přiřadit účty nákladům“ nebo „Přiřadit vše“. Jedno spuštění zpracuje nejvýš 500 faktur a 500 nákladů. Export doklady nijak neoznačuje jako exportované, takže si hlídej, za jaké období už jsi podklady poslal. Víc o formátech: Export do účetních programů, Pohoda, Money S3.

Zákazníci: štítky, sloučení duplicit a export

Na počítači (v mobilu tyhle akce nejsou):

1. V Zákazníci zaškrtni kontakty. Výběr platí i napříč stránkami.
2. V liště dole zvol „Sloučit“, „Štítek“ (přidá štítek všem vybraným) nebo „Export“ (stáhne vybrané do CSV).

Sloučení přesune faktury, náklady a štítky do ponechaného kontaktu a ostatní deaktivuje. Štítky mají v Doklad.ai jen zákazníci, u faktur ani nákladů je nenajdeš. Celý adresář z jiného programu nahraješ najednou importem z CSV.

Dodací listy: vyfakturovat víc najednou

Zaškrtni dodací listy jednoho odběratele a klikni na „Vyfakturovat“. Položky se převezmou do jedné faktury a ceny se doplní z ceníku. V liště je i „Stáhnout PDF“ (ZIP nebo jedno PDF k tisku) a „CSV“, v nabídce pak „Označit jako vydané“, „Vrátit do konceptu“ a „Smazat vybrané“. Jedna faktura je vždy pro jednoho odběratele a pojme nejvýš 200 dodacích listů.

Párování plateb: žádná dávka, ale automat

Bankovní výpis do Doklad.ai nenahráváš a ani to nejde (MT940, ABO/GPC, CSV ani CAMT). Pohyby chodí samy přes párovací e-mail od banky nebo přes Fio API. Příchozí platby se s fakturami párují automaticky podle variabilního symbolu, měny a částky, bez VS rozhoduje AI jen při jisté shodě.

Hromadný krok je tu jeden: tlačítko „Auto-párovat“ ve Finance → Párování plateb. Znovu zkusí spárovat nespárované platby, hodí se třeba po vystavení faktury, na kterou platba přišla dřív. U nákladů po „Auto-párovat“ stačí ke spárování i shodná částka, takže výsledek zkontroluj. Co zůstane, přiřadíš ručně. Víc v článku Automatické párování plateb.

Hromadné upomínky a změna stavu přes AI asistenta

V seznamu faktur hromadné odeslání e-mailem, hromadné smazání ani hromadná změna stavu nejsou. Dvě z těch věcí ale zvládne AI asistent:

• „Pošli upomínky na všechny faktury po splatnosti.“
• „Označ všechny faktury od Nováka z ledna jako zaplacené.“

Před provedením ti asistent ukáže počet faktur a počká na tvé „Potvrdit“.

Ještě pohodlnější je nechat upomínky běžet samy. Automatické upomínky (Nastavení → Faktury & dokumenty → Upomínky) odcházejí každý den v 8:00, nejvýš tři na fakturu, podle nastavených dní po splatnosti (předvolby 1/7/14, 7/14/30 nebo 14/30/60). Víc v článku Automatické upomínky.

💡 Tip: Před hromadnou upomínkou mrkni do Párování plateb, jestli tam nevisí nespárovaná platba. Upomínka za zaplacenou fakturu klienta spolehlivě naštve.

Co hromadně nejde

• Odeslat faktury e-mailem ze seznamu.
• Smazat faktury nebo jim v seznamu změnit stav (stav umí AI asistent).
• Změnit DUZP nebo kurz u více dokladů, kurz se upravuje u každé faktury zvlášť.
• Přidat štítek nebo středisko fakturám či nákladům.
• Uložit filtr jako pojmenovaný seznam. Filtry faktur se ale ukládají do adresy stránky, takže pohled uložíš do záložek nebo pošleš kolegovi.
• Vrátit hromadnou akci jedním klikem.
• Podat zásilky přes Zásilkovnu k více fakturám najednou.
• Pracovat s cenovými nabídkami, ty Doklad.ai jako doklad nemá.

Doporučený rytmus pro malé firmy

• Pondělí: hromadně schválit náklady, které přišly do schránky dokladů.
• Průběžně: upomínky a párování běží samy, jednou za pár dní projdi nespárované platby.
• Konec měsíce: Export do účetnictví za předchozí měsíc a ZIP s PDF do archivu.

Časté otázky

Jak hromadně vyberu faktury jen jednoho klienta?

Do vyhledávání v seznamu Faktury napiš název zákazníka nebo IČO a případně uprav období. Pak faktury zaškrtni a klikni na „Stáhnout ZIP“. Filtr se uloží do adresy stránky, takže si pohled můžeš uložit do záložek.

Jde hromadně odeslat faktury e-mailem?

Ze seznamu ne. Fakturu pošleš z detailu nebo přes AI asistenta. Hromadně asistent umí poslat upomínky a změnit stav faktur, vždy až po tvém potvrzení.

Jak vrátím omylem spuštěnou hromadnou akci?

Jedním klikem to nejde. Hromadně smazané náklady jsou pryč nadobro, proto u mazání zpomal. Změny stavu faktur přes AI asistenta asistent nevrací, stav upravíš ručně u faktury.

Kolik faktur stáhnu najednou do ZIPu?

Ze seznamu nejvýš 50. Přes Export do účetnictví → PDF (ZIP) až 20 000 faktur.

Můžu nahrát bankovní výpis a spárovat ho najednou?

Ne. Platby přicházejí přes párovací e-mail nebo Fio API a párují se samy. Ruční zásah potřebují jen platby, které se nespárovaly, a tlačítko „Auto-párovat“ spustí párování znovu.